تعد الرسائل الإدارية واحدة من أهم النماذج لعالم المال والأعمال ، خاصة وأن هذه النماذج كانت تستخدم بشكل أساسي لتبادل المعلومات والإشعارات لجميع أنواع مرافق العمل والمرافق ، وكذلك التخصصات والأنشطة ، وبالطبع ؛ يتطلب كل نشاط إداري أو حدث أو علاقة إدارية نموذجًا مختلفًا من الخطب الإدارية وفي هذا الصدد ؛ تتضمن الفقرات التالية توضيح هذه الخطب لاستخدامها مع بعض النماذج المناسبة لهذا الغرض.
أشكال الرسائل الإدارية
قد نحدد النقاش الإداري كرسائل يتم استبدالها رسميًا في المؤسسة ؛ حيث يتم تبادلهم بين الموظفين وبعضهم البعض وبين الموظفين والقادة ، أو بشكل عام ، الموظفين القانونيين الممثلين في الإدارة الإدارية وفي الماضي ؛ كان للرسائل الإدارية فقط شكل مشترك من الورق ؛ على الرغم من أن الشخصية الإلكترونية قد تركت أيضًا اتصالها الخاص بها ، وتتعيد الآن إلى الرسائل المرسلة والرسائل الإدارية للموظفين والقادة ، وهناك العديد من النماذج الإدارية التي يمكنها “” “
أنواع الرسائل الإدارية
بسبب إرسال الأنشطة والأغراض في إرسال الرسائل والرسائل الإدارية في شركات مختلفة ؛ أظهر الخبراء في تخصص مساحة العمل المختلفة أن هناك أكثر من نوع واحد من الخطب الإدارية التي تتراوح من الرسائل والتقارير والملاحظات ، وهو أفضل وأفضل حدث لهم ؛ ابدأ التحضير وأرسل إلى شخص يدور حول هذه الرسالة ، وتأتي أنواع هذه الرسائل على النحو التالي:
رسالة إدارية عامة
الرسالة الإدارية هي ما يتم تصنيعه وإرساله إلى هدف تعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة لمؤسسة حزب العمال ، حيث تحتوي هذه الرسائل على بعض القرارات والمعلومات التي يجب أن تكون معروفة ، ومسار جميع إدارات الأقسام ؛ يختلف محتوى الرسالة من خلال الاعتماد على الطرف المرسلة إليها ؛ يختلف إرسال رسالة إدارية إلى الموظف عن رسالة السفير إلى الرئيس التنفيذي أو إلى رؤساء القسم ويختلف أيضًا عن الرسائل المرسلة إلى قسم أو موظفي الإدارة في وقت واحد.
الملاحظات الإدارية
تجد الملاحظات الإدارية اهتمامًا كبيرًا واستخدامًا في مرافق العمل ؛ إنه يختلف عن الرسالة الإدارية بأنها صغيرة الحجم ؛ كما هو الحال في معظم الحالات ، لا يتجاوز صفحة واحدة ، في حين أن محتوى المذكرة الإدارية ؛ ويرتبط إلى حد كبير بالمهام اليومية ، بما في ذلك موظف واحد أو مديري الأقسام الذين يمثلون مهام إلزامية ، أو يرسلون مذكرة لتشبه بعض الأحداث المهمة في المؤسسة ، مثل الاجتماعات وغيرها.
التقارير الإدارية
تعد التقارير الإدارية أهم صور للخطب الإدارية في مؤسسات العمل العامة والخاصة وتنتشر حقًا حول موضوع أو حدث واحد فقط ؛ إذا كان من الضروري معرفة الإدارية بحيث يتم تقديم المعلومات الرئيسية ومعلومات الحدث والجوانب السلبية.
نماذج الرسائل الإدارية
يختلف إعداد الرسائل الإدارية بالتأكيد وفقًا للغرض الذي يكون جاهزًا من أجله ، ولكن هناك أجزاء خاصة لا يمكن تجاهلها أو إهمالها في الرسالة الإدارية بحيث يمكن اعتمادها بالفعل ورسمية في منشأة العمل ، وأمثلة على النماذج ويمكن الاطلاع على الرسائل الإدارية لفهم الشكل الأساسي لهذه النماذج ، فيما يلي:
النموذج الأول:
عنوان الرسالة: طلب ملف إداري للشركة
التحرير حسب التاريخ/ …
إلى رأس النبات/ ………..
تحية جيدة .. وبعد ذلك
أنا أبحث عن سيادة من الملف الإداري (الرقم المرجعي …….) بسبب موافقة المهام المخصصة لي ، والعمل على المعلومات المستمدة في هذا الملف بمجرد أن تكون جاهزة.
وقبول الاحترام الجيد والتقدير.
اسم الموظف ………………………………..
النموذج الثاني:
شركة ……….
التحرير حسب التاريخ: …/ …
للسيد ……
موضوع الرسالة: تاريخ تاريخ الاجتماع الشهري
سأرسل لك هذه الرسالة ، وطلب الموافقة على تأجيل تاريخ الاجتماع الشهري المخطط له في اليوم … بالمثل … للأسباب التالية/ (…………………..
بمجرد إرسال التاريخ الجديد اجتماعًا حتى تتم الموافقة عليه وإبلاغه لجميع الموظفين ، ولديك الاحترام والتقدير الكامل.
اسم الرسول (المشرف على الاجتماع)/ …
سيتم إرسال نسخة من تأجيل تاريخ الاجتماع إلى الجميع: (رئيس اللجنة ، الموظفين المعنيين).
الشكل الثالث:
تاريخ اليوم/ ……….. مع الشركة ……… ..
إلى رئيس قسم الموظفين/ ……………….
موضوع الرسالة: طلب عطلة مرضية
اقبل عطلتك المرضية من اليوم … حتى اليوم … بالنظر إلى اتجاه تقارير الطبية الخاصة بي التي تتطلب بعض الراحة خلال الوقت المذكور أعلاه ، وتريد أن تقبل باحترام كبير.
اسم الموظف ……………
(ترتبط التقارير الطبية الرسمية بالموظف للقاء العطلة).
شروط كتابة رسالة إدارية
هناك عدد من الشروط التي يجب اتباعها عند كتابة جميع أنواع الخطب الإدارية ؛ حتى تكون وسيمًا حقًا ، أي:
- الاعتماد على لغة حوار سهل وواضح وبليغ بناءً على مفردات اللغة السليمة والخروج من المفردات العامية ؛ من أجل أن يفهم المحتوى بسهولة محتواه.
- يجب أن تكون جميع معلومات الكلام صالحة وتوثيقًا ومقبولًا من أجل قبول أو رفض محتوى الرسالة بشكل كاف.
- من المهم أن تكون جمل الرسالة قصيرة والبلاغة التي يتم سكبها على الهدف المطلوب المتمثل في إرسالها ، سواء كانت الطلب أو غيرها ، وخالية من جميع التفاصيل دون انقطاع.
- تجدر الإشارة إلى أن اسم المناقشة الإدارية وتوقيعها واسم ومحتوى المرسل ، وكذلك مرفق السفير ، وكذلك الوثائق ، والمستندات اللازمة ، إن وجدت.
الرسائل الإدارية المعلومات الفنية
هناك عدد من المواصفات المهمة لتمييز أن هذه الرسالة أو هذه الخطاب هي خطاب إداري رسمي ومعتمد ، والأهم من هذه العينات هو كما يلي:
- يجب أن تتضمن الحملة العنوان الأساسي لإرسال هذه الرسالة ، مثل طلب ملف إداري ، وطلب اجتماع وغيرها.
- المس اسم المصنع تمامًا لتحديد تاريخ إرسال هذه الرسالة.
- تحقق من اسم الشخص المرسلة إلى الرسالة ، بغض النظر عما إذا كان شخص عادي أو قانوني.
- الكتابة في الجملة الافتتاحية تحية أو راضية عن الكلمة (بعد التحية).
- تعرف على عنوان الرسالة ثم محتوى الرسالة في جمل خطيرة.
- إغلاق قصير.
- اكتشف اسم وتوقيع السفير.
- الانتباه عند كتابة رسالة.
- استخدم أحد الخطوط الواضحة المناسبة والابتعاد عن الخطوط التي تحتوي على رموز أو أشكال غير واضحة.
- يجب أن تعتمد على استخدام علامات الترقيم وأيضًا الانتباه إلى المسافات المناسبة بين أغاني الرسالة.
- الانتباه إلى تنسيق شكل ورقة الرسائل وتنسيق الهوامش والترقيات الخارجية.
أخيراً؛ في نهاية هذا المقال ؛ لقد قدمنا أيضًا رسائل إدارية مرموقة ، ولمسنا أيضًا شروط كتابة خطاب إداري ، بالإضافة إلى أهم المواصفات والخصائص التي يجب اتباعها من أجل إنشاء رسائل رسمية ورسائل يمكن أن تعتمد على نشر هذه الرسائل بين الأعضاء.