مهام وظيفة مسجل المعلومات، حيث أنها من الوظائف التي تجذب الكثير من الاهتمام، ويأتي هذا الاهتمام نتيجة للأهمية الكبيرة التي تحتلها، والتميز الهائل الذي يتعلق بشاغلها، وما المهارات المتقدمة التي يجب أن يمتلكها لشغل هذه الوظيفة، وذلك لأنها من الوظائف الدقيقة التي لا مجال للخطأ فيها، ومن المهارات التي يجب أن يمتلكها شاغلوها مهارات التنظيم، والأمانة، الحفاظ على السرية البيانات والمعلومات، والمهارات الإدارية. وفي سياق الحديث عن هذه الوظيفة سنتعرف على واجبات وظيفة مسجل المعلومات.
الفرق بين مسجل المعلومات ومدخل البيانات
الحديث عن وظيفة مسجل المعلومات يستدعي الحديث عن وظيفة إدخال البيانات، إذ يجد الكثيرون ارتباكاً في التفريق بينهما، ويعتقد الكثيرون خطأً أن وظيفة مسجل المعلومات هي نفس وظيفة إدخال البيانات. لذلك لا بد من توضيح الفروقات الموجودة بين هاتين الوظيفتين، وهي أن وظيفة تسجيل المعلومات تدور حول إدخال المعلومات وحفظها ضمن قاعدة بيانات الشركة، وبالتالي فإن قاعدة البيانات هذه تضم كماً هائلاً من المعلومات المتعلقة ببيانات الشركة. المواضيع والسجلات، بينما تدور عملية إدخال البيانات حول إدخال البيانات المتعلقة بأمر معين دون التحقق منها، أي إدخالها كما هي.
أنظر أيضا:
واجبات وظيفة مسجل معلومات المرتبة السادسة
تعتبر وظيفة مسجل المعلومات من الوظائف المهمة جداً، حيث تعتمد عليها الشركات والمؤسسات بشكل كبير، ولا يمكن الاستغناء عن هذه الوظيفة أبداً. كما أنها ضرورية بشكل أساسي في مختلف القطاعات والمجالات، ولا ترتبط بحجم الشركة، إذ تحتاج إليها الشركات الصغيرة والكبيرة، وتتمحور المهام حول… معلومات مسجلة عن ما يلي:
- يقوم بحفظ البيانات التي يتم تسجيلها وفق نظام معتمد من الشركة التي يعمل بها.
- يقوم مسجل المعلومات في الدليل التنظيمي بتسجيل أسماء طلاب الصف الأول في نظام نور.
- إدخال البيانات المتعلقة بغياب أو تأخر الموظفين في المدارس حسب البرنامج المخصص لهذا الشأن.
- يساهم في إعداد كافة البيانات الخاصة بأسماء الطلاب المتخرجين من المدرسة.
- طباعة البيانات المتعلقة بالطلاب الجدد وتحديداً في مرحلة التعليم الابتدائي.
- يساهم في معالجة أي عيوب قد تحدث في عملية التسجيل.
- يقوم باستخراج النتائج والبيانات المتعلقة بالمدرسة.
- وله دور فعال في متابعة كافة المتطلبات التي يحتاجها الكمبيوتر.
أنظر أيضا:
مسجل معلومات الوصف الوظيفي
وفي سياق الحديث عن وظيفة مسجل المعلومات، لا بد من القول أن هذه الوظيفة لا تتطلب مؤهلات أو مهارات أكاديمية، حيث يمكن أن تكون شهادة الثانوية العامة كافية للتقدم لها، كما أن بعض الشركات تشترط العمل في إحدى الشركات. مجال معين أو الحصول على خبرة في هذا المجال من أجل شغل الوظيفة. مسجل المعلومات. وفيما يلي الوصف الوظيفي لوظيفة مسجل المعلومات:
- تجهيز كافة المعلومات المطلوب تسجيلها في نظام معين ووفق آلية محددة.
- العمل على إدخال البيانات المطلوبة إلى جهاز الكمبيوتر.
- ويعمل على استخراج البيانات المطلوبة من جهاز الكمبيوتر ويساهم في مراجعة هذه البيانات للتأكد من سلامتها.
- يقوم بحفظ المستندات بعد تسجيلها لاسترجاعها عند الحاجة.
أنظر أيضا:
طبيعة عمل مسجل المعلومات
تدور طبيعة عمل مسجل المعلومات حول إدخال المعلومات المطلوبة إلى جهاز الكمبيوتر، وتتطلب هذه العملية السير وفق نظام ومنهجية محددة تحددها الشركة أو المؤسسة التي يشغل فيها الموظف وظيفة مسجل المعلومات، ويوجد العديد من الأنظمة التي يتم الاعتماد عليها في إدخال البيانات فيه. كما أنها مصممة خصيصًا لإدخال البيانات وتطبيق التدقيق عليها. كما تساهم هذه البرامج في الإشراف على كافة البيانات التي تم إدخالها فيها، وتكون مسؤولة عن إعداد التقارير الخاصة بهذه البيانات.
مواصفات العامل في وظيفة مسجل المعلومات
هناك العديد من المواصفات التي يجب أن تتوفر في العامل الذي يعمل كمسجل معلومات، وهذه المواصفات لها دور فعال في تطوير مهارات وقدرات الموظفين والمساهمة في تطوير كفاءاتهم وقدراتهم حتى ينجحوا في هذه الوظيفة و تتفوق فيه. وتدور هذه المواصفات حول ما يلي:
- – المعرفة الكاملة بتعليمات تسجيل البيانات.
- – معرفة البرامج المستخدمة في إدخال البيانات.
- – معرفة آلية تنظيم وتصنيف الوثائق.
- السرعة في إدخال البيانات.
- القدرة على التنظيم والترتيب والحفظ.
- القدرة على إعداد التقارير الفنية.
- القدرة على التواصل والتفاعل مع الآخرين بشكل فعال.
من واجبات وظيفة مسجل المعلومات بالمرتبة السادسة أن مسجل المعلومات هو المسؤول عن تسجيل البيانات المتعلقة بالشركة التي يعمل بها من خلال جهاز الكمبيوتر.