نموذج لكتابة رسالة رسمية إلى جهة حكومية 1446. قبل الحديث عن الأهمية التي تتمتع بها الرسالة الرسمية لا بد من توضيح المفهوم الأساسي لها، فهي من بين الرسائل أو الإجابات التي يتم إرسالها إلى شخص معين أو جهة، وهذه الرسائل تحتوي في محتواها على العديد من الأمور المتعلقة بموضوع معين، وتستخدم بشكل رئيسي لتسليط الضوء على نقطة معينة أو موضوعات محددة تتعلق بقضية ما، وبناء على المناقشة حول الخطاب يمكننا أن نجد نموذجا ل كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية 1446.
كيفية كتابة رسالة رسمية إلى جهة حكومية
من المهم جدًا أن يعرف الإنسان الآلية التي يتم من خلالها كتابة التقارير والرسائل والخطابات، والعديد من الأمور الأخرى المرتبطة والمتعلقة بشكل أساسي بفنون الكتابة، ويأتي هذا الأمر لأهميته الكبيرة جدًا في مختلف جوانب الحياة، ولا يمكن الاستغناء عنها أبدًا، والجميع بحاجة إليها بشدة، وخاصة الرسائل الرسمية، حيث يحتاج الكثير من الأشخاص إلى تقديم هذه الرسائل إلى الجهات الحكومية، اعتمادًا على حصولهم على خدمة معينة يحتاجون إليها. وبناء على هذا الحديث لا بد من معرفة كيفية كتابة رسالة رسمية موجهة إلى الجهات الحكومية:
- أولاً، ابدأ بالتحية، كما يجب أن يقول كاتب الرسالة: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- بعد بدء الرسالة بالتحية، يجب كتابة اسم الشخص الذي توجه إليه الرسالة.
- يجب عليك أيضًا أن تبدأ بوصف هذا الشخص.
- وبعد البدء بوصف الشخص الذي وجهت إليه الرسالة تكتب السلام بحيث نكتب “تحية وبعد”.
- ثم نكتب محتوى الخطاب وجميع المواضيع المتعلقة به والموضوع الذي يتناوله.
- ويجب دراسة نص الرسالة بعناية، وهذا الاعتبار يدور حول دقة الرسالة وسبب إرسالها.
- ويجب أيضًا تقسيم النص إلى مجموعة من النقاط.
- وفي النهاية تكتب السلام، وتحت السلام مكتوب “أرسل إليك”.
- ويجب مراعاة الأختام والتوقيعات.
أنظر أيضا:
ما هي أنواع الرسائل الرسمية؟
ويعتبر الكتاب الرسمي إحدى الوسائل المثالية التي يتم من خلالها التعامل مع المؤسسات الحكومية بشكل رسمي. كما يمكن اعتبار الخطاب الرسمي من الوثائق الرسمية التي يمكن الرجوع إليها والاعتماد عليها بشكل كبير في العديد من الجوانب، كما أن لها دور فعال في توضيح وإبراز العديد من الأمور. ومن أهم أنواع الرسائل الرسمية ما يلي:
خطابات العمل الرسمية
- أهدافه/
- يتم استخدامه لإجراء العديد من المعاملات التجارية مثل الإعلانات التجارية.
- عناصرها/
- العنوان، اسم الشركة، نوع العمل، الموقع، رقم السجل التجاري، البريد الإلكتروني، صندوق البريد، شعار الشركة، ورقم السجل التجاري.
خطاب إداري رسمي
- أهدافه/
- ويرتبط هذا الخطاب بشكل رئيسي بظروف العمل داخل العمل والمؤسسات والشركات.
- عناصرها/
- وتشمل بشكل رئيسي المعروضات والتعليمات العامة والقرارات الإدارية والعديد من الأمور الأخرى.
أنظر أيضا:
خطوات كتابة نموذج رسالة رسمية إلى جهة حكومية
هناك أجزاء كثيرة يجب أن يتضمنها الخطاب الرسمي الموجه إلى الجهات الحكومية، وهذه الأجزاء مهمة جداً ويجب أن يتضمنها الخطاب حتى يفي الخطاب بكل ما يجب عليه الوفاء به، ويكون أيضاً شاملاً ومتكاملاً، ومن بين أهم المضامين التي يجب أن تكون موجودة في الخطاب الرسمي الموجه إلى الجهات الحكومية. كلا مما يلي:
رأس
- تتضمن هذه الترويسة عنوان الشخص الذي يقدم الرسالة، “مرسل الرسالة”.
- ويجب أيضًا مراعاة الترتيب الذي يجب أن يُدرج به عنوان مقدم الطلب في الرسالة، بدءًا من اسم الشارع، ثم اسم المدينة، ثم الرمز البريدي.
- ويجب أيضًا كتابة تاريخ كتابة الرسالة: “اليوم، الشهر، السنة”.
العنوان الداخلي
- ويكتب في نموذج الرسالة الرسمية عنوان المرسل إليه.
- يجب مراعاة ترك مسافة بين الرأس والعنوان الداخلي.
- كما يتم تضمين العنوان الداخلي للجهة الموجهة إليها الرسالة.
تحيات
- التحية من أساسيات الخطاب الرسمي.
- تتم كتابة هذه التحية أيضًا بعد العنوان الداخلي بسطرين.
- مثال/كتابة “السيد. المدير، أطيب التحيات، و… “
محتوى الرسالة الرسمية
- يشتمل محتوى الخطاب الرسمي على مجموعة من الأساسيات أهمها الهدف الذي يُكتب على أساسه الخطاب الرسمي.
- تتم كتابة هذا المحتوى أيضًا بعد التحية بسطرين.
- يجب كتابة محتوى الرسالة الرسمية بطريقة بسيطة للغاية.
- ولا بد من إبراز أفكار الخطاب وموضوعه وشرح هذه الأفكار بسلاسة.
- يتم أيضًا كتابة خطاب رسمي بطريقة مقنعة.
خاتمة
- يجب عليك تضمين الاستنتاج للكلمة الرئيسية.
- ومن الجمل التي يمكن إضافتها إلى خاتمة الرسالة: “لكم فائق الاحترام والتقدير” أو “نشكركم جزيل الشكر”.
التوقيع أو الختم
- تتضمن الرسالة الرسمية توقيع المرسل في النهاية.
- الأختام الرسمية موضحة بثلاثة أسطر بعد الخاتمة.
التاريخ
- التاريخ مكتوب في الرسالة الرسمية.
- كما يتم كتابة التاريخ بالتفصيل مثل: “اليوم، الشهر، السنة”.
أنظر أيضا:
نموذج من رسالة رسمية إلى جهة حكومية
يجب أن يتم كتابة الخطاب الرسمي وفق مجموعة من المعايير والأساسيات التي يجب مراعاتها بشكل كامل. وذلك لأن الرسالة الرسمية موجهة إلى الجهات الحكومية، وتختلف بشكل كبير عن الرسالة غير الرسمية من حيث مضمونها والنقاط الأساسية التي تتناولها. هناك أيضًا العديد من الجوانب التي يجب التدقيق فيها في الرسالة الرسمية وتجنبها وعدم تضمينها مطلقًا في الرسالة. ومن باب الحديث عن الأساسيات التي يجب أن يراعيها الشخص الذي يكتب الرسالة الرسمية، نذكرها على النحو التالي:
نقاط يجب مراعاتها عند كتابة خطاب رسمي إلى جهة حكومية
- يجب أن يكون محتوى الرسالة الرسمية خاليًا من الأشكال والرسومات.
- يجب أيضًا كتابة الخطاب الرسمي ببرنامج Microsoft Word ويجب ضبط الخط على 16.
- يجب أن يكون نمط الخط أيضًا Arial.
- في حال تقديم الخطاب الرسمي يدوياً، يجب عدم استخدام الأقلام الجافة، كما يمنع استخدام القلم الأسود.
- ويجب أن تكون المسافة بين النقطة والنقطة الأخرى التي تليها نصف خط أو خط كامل.
- تبدأ كتابة الرسالة الرسمية من منتصف الصفحة.
- ويراعى أيضًا تجنب دمج الإطارات في برنامج Word تمامًا.
- تبدأ الرسالة بالقول: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”.
- وتنتهي الرسالة بعبارات الشكر، مثل: “لكم منا جزيل الشكر والتقدير”.
- يجب أن تكون الرسالة مختومة بالتوقيع والتاريخ.
أنظر أيضا:
نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية جاهز
- والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
- تم تحريره في يوم ________________
- بعد التحية الطيبة
- الى السيد رئيس القسم
- أتقدم بالشكر والعرفان لدوركم الريادي في إدارة القسم بنجاح، وأعلمكم أن هناك عدد من النقاط المهمة التي وردت إلينا بخصوص قسم ( ـــــ)، والتي تشمل: ــــ، ونسأل أن تهتم بها وتأخذها بعين الاعتبار لكي يستمر حرصك على تحقيق الصالح العام دائمًا. وأبدا.
- وتفضلوا بقبول خالص تقديرنا وامتناننا
- مقدم إلى معاليكم / – –
- الموظف في/____
- أرقام الاتصال/____
- إمضاء:
نموذج خطاب رسمي لشركة
تتجه الرسائل الرسمية نحو تحقيق العديد من الأهداف، وتتمثل هذه الأهداف في أن تكون هذه الرسائل همزة الوصل بين الأشخاص أو الهيئات أو المؤسسات، حيث تعد الرسالة الرسمية من أهم وسائل التواصل مع هذه الجهات، ومن خلالها يمكن الحصول على الكثير من المعلومات يتم نقلها وطلب عدد من الخدمات. وفي هذا السياق نرفق نموذج من خطاب رسمي من إحدى الشركات:
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته. الآن…
إلى السيد.
تحياتي ثم…
كتابة محتوى الرسالة الرسمية.
ولكم جزيل الشكر والتقدير.
ارسلت لك…
ضع توقيعك أو ختمك في الأسفل.
التاريخ الكامل مع اليوم والشهر والسنة.
نموذج رسالة رسمية إلى البنك
من المعروف أن للكتاب الرسمي دور فعال وكبير فيما يتعلق بالمستوى الوظيفي للموظفين. كما تساهم هذه الرسائل في تقريب المسافات، خاصة مع الشركات والمؤسسات. فلها دور فعال في توفير الكثير من الوقت والجهد، واختصار الكثير من الجهود المرهقة من أجل الحصول على الكثير من المال. ومن الخدمات، ومن باب الحديث عن الرسائل الرسمية وأهميتها، نورد أدناه نموذجاً لرسالة رسمية من البنك:
السادة الكرام في البنك / ………..
بعد التحية،،،
نفيدكم بأن السيد ………. من يحمل الجنسية / ……. ويقيم في /……. بالرقم الوطني / ……….
يعمل لدينا وتحت إشرافنا ويرغب في فتح حساب معكم. وقد تم اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لذلك، وليس لدينا أي اعتراض.
ولكم منا عميق الشكر والتقدير.
المدير العام / ………..
نموذج رسالة رسمية للمدير
هناك العديد من الخطب الجاهزة والمميزة، وتتميز هذه الخطب حسب العناصر الأساسية التي تحتويها والأشياء الكثيرة التي تم مراعاتها عند كتابة الخطاب. ومن أهم الخطابات الرسمية هي الكلمة الموجهة للمدير، ويتم كتابة هذه الكلمة على الشكل التالي:
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحياتي ثم…
السيد مدير الدائرة المحترم/…..
أتقدم إلى معاليكم بخالص الشكر والتقدير والعرفان على الدور الكبير الذي تقومون به في إنجاح هذه الدائرة الحكومية، وجعلها من أفضل الدوائر الحكومية. ولذلك أود أن ألفت انتباهكم إلى بعض النقاط المتعلقة بالقسم وهي كالتالي… نرجو من سيادتكم النظر في هذه النقاط والانتباه إليها. لإنجاح المصلحة وضمان تقدمها الدائم.
مقدمة معالي الوزير/….
اسم الاهتمام/…
وظيفة/…..
توقيع المرسل/….
رقم التليفون/….
صيغة رسالة رسمية إلى وزير الداخلية
يساهم الخطاب الرسمي بفعالية كبيرة في تعزيز عملية التواصل والتواصل مع مجموعة من الأطراف المهمة، حيث يمكن من خلال الخطاب الرسمي تناول العديد من المواضيع المهمة التي يتم تسليط الضوء عليها بشكل كبير، ومن بين الخطابات الرسمية المهمة هو الخطاب الذي يتم المقدمة إلى وزير الداخلية، والتي تتميز بالعديد من المميزات نظراً لمراعاة العديد من الأمور المهمة، ويأتي هذا الخطاب على الشكل التالي:
- والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- أقدم إلى فخامتكم رسالتي هذه وأملي في الله ثم سموكم الكريم أن ينظر إلى طلبي بعين الرحمة والكرم.
- كما عندي (نكتب سبب الرسالة سواء كانت مشكلة أو شيء آخر).
- فنقول لم أجد قبلي شيئاً بعد الله عز وجل إلا حضرتك.
- ولذلك قدمت طلبي إلى سموكم الكريم، وآمل أن يؤخذ بعين الاعتبار.
- ونعلم أيضًا أنك تقدم الخير لكل محتاج، كما أتمنى أن يحفظك الله ويرعاك.
- اسم مقدم الطلب/رقم البطاقة/رقم الهاتف/.
قالب خطاب رسمي جاهز في برنامج Word
هناك العديد من الميزات التي يجب أن يتمتع بها الخطاب الرسمي، وتدور هذه الميزات حول الوضوح والدقة في أفكاره وكلماته. كما يجب مراعاة المصداقية في المعلومات الواردة في الخطاب، والابتعاد عن الكلمات الأدبية والسحر والصور الشعرية الإبداعية، والالتزام بالموضوعية. ومن المهم جدًا أن تكون مختصرًا في المعنى. وحتى لا يتشوه هذا المعنى إطلاقاً، وبناء على حاجة الكثير من الناس لمجموعة من الرسائل الرسمية التي يمكنهم تعديلها والتي يمكن الاستفادة منها في كثير من الأمور التي يحتاجون إليها، نرفق أدناه نموذجاً للرسالة. جاهز رسميًا لـ Word: