هناك العديد من المهارات التي تساهم بشكل كبير في تحقيق المزيد من النجاح والازدهار على المستوى الوظيفي، ومن أبرزها مهارة التفويض في المجالات الوظيفية المختلفة، والتي سنتناولها بشيء من التفصيل في السطور التالية.
ما هي مهارة التفويض؟
عندما تحقق أي مؤسسة الازدهار والتطور، فإن المهام والمشاريع تزداد بالضرورة تعقيدا، بالإضافة إلى المسؤوليات الملقاة على عاتق أفراد المؤسسة، والتي تصبح غير واضحة نسبيا وأقل تحديدا. وذلك لكثرتهم مما يؤدي إلى الفوضى، وتدخل المؤسسة في حالة من الركود وتدخل في فترة من الضمور والاضمحلال إذا لم يتم وضع خطة استراتيجية فعالة وواضحة ولم يتم اتخاذ الإجراءات اللازمة .
وما سبق هو ما يدعو إلى عملية التفويض ويعزز دورها المأمول. لأنه يمثل مفتاحاً أساسياً يعمل على تعزيز الفاعلية والكفاءة، وكذلك فرض حالة النظام والقضاء على الفوضى داخل المؤسسة، حيث يقوم رجال الأعمال والرؤساء بتسليم بعض مهامهم التي تقع على عاتقهم لأشخاص آخرين أو الأعضاء داخل المؤسسة. لإنجاز ذلك، وهو ما يسمى عملية التفويض.
خطوات عملية الترخيص
ويتم تطبيق مهارة التفويض من خلال مجموعة من الخطوات المتكاملة، نذكرها فيما يلي:
-
الخطوة الأولى:
يتم إجراء تحليل لتقسيم المهام التي تقبل التفويض، والمهام الأخرى التي يجب تفويضها. من الطبيعي أن تظل بعض المهام تحت تصرف رجل الأعمال بشكل كامل، لكن أهمية هذه الخطوة تكمن في تحديد ما يمكن تفويضه، وما هو واجب التفويض.
-
الخطوة 2:
تمثل هذه الخطوة الاختيار المثالي للأشخاص الذين يمكن الاعتماد عليهم في إنجاز المهام المحددة في الخطوة الأولى.
-
الخطوة 3:
يجب أن تكون هذه الخطوة دقيقة جداً في تحديد المهمة، حيث يجب أن تكون المهمة واضحة، ولا يمكن تحقيق الهدف المنشود إذا كانت المهمة مربكة وغير واضحة.
-
الخطوة 4:
تتمثل هذه الخطوة من مهارة التفويض في تفويض المهمة إلى الشخص المسؤول عنها، والذي تم اختياره وتحديده على أسس معينة في الخطوة الثانية.
-
الخطوة 5:
تعتمد هذه الخطوة على دور المراقب في العمل، حيث تقع على عاتقه مسؤولية تشجيع الوفود وتوفير كافة احتياجاتهم وتهيئة الجو العام للعمل وتقديم الدعم الكافي لهم.
-
الخطوة 6:
تتكون هذه الخطوة من تقييم العملية برمتها، من البداية إلى النهاية، ومعرفة ما إذا كانت الأهداف التي تم وضعها في بداية تحديد المهام قد تحققت أم لا. وهذه مسؤولية صاحب العمل، أو مراقبه.
يجب أن يتم دمج الخطوات الست المذكورة أعلاه، من أجل تحقيق عملية التفويض إلى أقصى حد.
قد يعجبك:
الأساس الذي يتم على أساسه اختيار المندوبين
هناك مجموعة من الشروط والمعايير التي يجب على الإنسان توافرها؛ أن تتاح لهم الفرصة لتطبيق مهارة التفويض لإنجاز الأعمال الموكلة إليهم وهي:
- الوعي الكامل بما هو مرغوب الحصول عليه.
- امتلاك الصلاحيات التي تمكنه من إنجاز المهمة الموكلة إليه.
- يجب أن تكون المهمة في مجال العمل؛ لاكتساب المعرفة الواعية لكيفية القيام بالأشياء بشكل صحيح.
- إعطاء الثقة اللازمة والتي تمكن من إنجاز العمل على أكمل وجه وتحقيق الهدف المنشود من المهمة.
قد يعجبك:
فوائد تطبيق مهارة التفويض عمليا
ولعملية التفويض فوائد عديدة، أبرزها ما يلي:
-
استخدام الوقت:
عندما يقوم مدير الشركة بتفويض بعض مهامه لبعض موظفيه، فهو بذلك يوفر على نفسه الوقت الذي كان سيقضيه في إنجاز هذه المهام، ويستخدمه في إنجاز مهام أخرى أكثر أهمية وفائدة.
-
زيادة الإنتاج:
عندما يقوم رجل الأعمال بتفويض بعض المهام لأشخاص آخرين يعملون معه، فإنه يستطيع صرف انتباهه واستخدام جهده وطاقته في مهام أخرى ذات أهمية أكبر، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاج.
-
ترسيخ الثقة في نفوس الموظفين:
عندما يقوم صاحب العمل بتفويض بعض مهامه لعماله، فإنه يدل على ثقته العالية بهم، مما يؤدي إلى تحفيز العمال، ومحاولتهم إثبات أنهم على هذه الدرجة من الثقة والتقدير من قبل رئيسهم.
-
زيادة مهارة العاملين:
عندما يقوم المدير بتفويض مهام جديدة للعاملين، فإنه يكسر روتينهم اليومي الممل، ويجعلهم يصلون إلى أقصى إمكاناتهم، ويكتشفون مهارات جديدة في أنفسهم.
-
الاستمتاع بالعمل والامتناع عن تركه:
نتيجة تفويض بعض المهام من رئيس العمل إلى العمال، يكتسبون مهارات جديدة، مما يؤدي إلى انتشار حالة من الرضا الذاتي بين العاملين، والتي تزداد كلما تم تطبيق مهارة التفويض بشكل أكثر فعالية.
-
تحفيز الموظفين:
عندما يشعر العاملون أن المديرين يثقون بهم، وأن لديهم فرصة حقيقية لإثبات أنفسهم، فإن ذلك يزيد من تحفيزهم، وبالتالي، فإنهم يقدمون المزيد والمزيد مما لديهم، مما يعود بالنفع على المنظمة بأكملها.
-
منع الشعور بالتوتر:
عندما يقوم المدير بتفويض بعض المهام للعاملين، فهو بذلك يخفف بعض الضغط عن كتفيه، ويتمكن من إنجاز كمية كبيرة من المهام في نفس الوقت، وبالتالي نادراً ما يشعر بالتوتر من كثرة العمل.
-
تحقيق التقدم المنشود:
وتؤدي عملية التفويض إلى تنمية مهارات الموظفين والشعور بالرضا والرغبة في استغلال الفرصة وإثبات الذات. كما يتفرغ المدير لأداء مهام أخرى أكثر أهمية للشركة أو المؤسسة، مما يؤدي إلى تحقيق التقدم للنظام ككل.
ولذلك يمكن الاستنتاج أنه عند إسناد مهام مختلفة للموظفين خارج حدود عملهم الروتيني اليومي، فإن ذلك يعود بالنفع على صاحب العمل والموظفين والمؤسسة بشكل عام، في علاقة إدارية بسيطة. تبادل المنافع العامة، وهي عملية التفويض.
قد يعجبك:
وقد تناولنا حتى الآن مهارة التفويض بشيء من التفصيل، وناقشنا أهم النقاط المتعلقة بها مثل المعايير والفوائد وغيرها.
شاهد أيضاً..